Il Legal Design: un processo innovativo che rende più agile la comunicazione nel mondo legale

04.07.2022

Il Legal Design: un processo innovativo che rende più agile la comunicazione nel mondo legale

 

di WLex- Studio Legale

Il Legal Design si proietta nel mondo legale come un mix perfetto di design e innovazione su sfondo giuridico, puntando all’immediata comprensione del testo per l'utilizzatore finale.

La tecnica prende forma all’Università di Stanford, grazie alla professoressa Margaret Hagan, ispiratrice del Legal Design Lab, un laboratorio all'interno del quale si richiamano i tre principi cardine della materia: clear message, simple visuals e ask or task to audience.

 “The culture of design thinking, user research, and human-centered design methods into the world of law. And in the process, it sets key new metrics for how we operate in the world of law. Are we delivering services that are (1) usable, (2) useful, and (3) engaging.

Its first principle is that Lawyers & Designers should be working together to create truly user-friendly, engaging, quality legal services” (dal capitolo 1 di Law by Design, Margaret Hagan).

Sebbene inizialmente l’ambito di applicazione si limitasse ai testi di policy e delle condizioni generali di contratto, oggi, l’utilizzo si estende in generale a tutti i documenti aventi contenuto legale.

Il percorso non è semplice, poiché prevede l’abbandono dei termini adoperati nel c.d. legalese o nel latinetto, creando documenti noiosi, lunghi e, in alcuni casi, quasi inutili, traendo, al contempo, incredibili vantaggi  di renderli agevelmonte intellegibili.

Il termine “design”, spesso, può confondere l’interlocutore, portandolo a considerare il mero aspetto estetico della disciplina. Infatti, è consuetudine credere che, nel caso di documenti legali, la tecnica si concretizzi semplicemente nel rendere i testi più snelli e più gradevoli esteticamente attraverso l’inserimento di icone e disegni, la scelta del carattere, la formattazione, il colore e via dicendo. In realtà dietro c’è molto di più. Proprio come un oggetto di design: la sua apparenza è certamente un fattore di rilievo, ma non è tutto, anzi, quel che rileva di più è la sua funzionalità, la sua capacità di soddisfare il bisogno del suo utente.

Ma qual è, dunque, il focus del processo?

Affinché il tutto funzioni, è necessaria una collaborazione tra le diverse figure professionali, le quali, interagendo tra loro, contribuiscono alla creazione di un prodotto articolato ma fruibile dall’utente. Come già ripetuto, non si tratta di sforbiciare qua e là, eliminando qualche parola ridondante o poco comprensibile e di modificare la grafica, bensì di costruire una vera e propria architettura.

Altro elemento fondamentale, posto alla base della prassi, è sicuramente quello di rispondere, quanto più è possibile, alle esigenze dell’utente, cercando di comprendere cosa porta quest’ultimo a richiedere prestazioni legali. Il Legal Design si colloca nel processo innovativo dell’avanzamento tecnologico, sicuramente per stare al passo coi tempi, ma con l'obiettivo di porre l’uomo al centro di tutto. L’attività del Legal Designer deve, per definizione, essere tagliata sartorialmente sul settore d’intervento. Proprio per tale motivo, bisogna comprendere anche e soprattutto le necessità di chi fornisce il servizio o il prodotto all’utente. E questo forse in prima battuta.

Ad ogni modo, la sfida è metterli in relazione con un approccio innovativo, che rompa gli schemi, pur ricordandosi che si tratta pur sempre di un documento legale e, come tale, deve comunque soddisfare i requisiti minimi previsti dalla legge, e, all’occorrenza, essere fonte di diritti e obblighi e idoneo a essere impugnato davanti a un tribunale.

L’approccio al legal design deve essere innanzitutto sistemico: un documento legale va guardato come parte di sistema relazionale e di un processo con vari punti di contatto e vari stakeholders. 

Un vero processo di legal design quindi parte dall’analisi del sistema e dell’eco-sistema, esplora il processo attraverso cui la relazione si forma e si sviluppa, raccoglie le voci di tutti gli stakeholders e le integra poi in un concetto e nuove interfaccia,  in cui la relazione tra gli stakeholder non si interrompe ma continua a crescere.

Gli stakeholders presi in considerazione sono innanzitutto quelli interni, coinvolti come co-creatori. Quindi il legal design diventa anche strumento trasformativo per l’organizzazione, andando a ricucire le relazioni interne e i flussi di comunicazione e collaborazione tra varie funzioni e attori. 

Gli stakeholders sono anche e soprattutto quelli esterni: i clienti, i partner, l’eco-sistema e - se vogliamo essere davvero sistemici - anche il pianeta e  la comunità’ di riferimento. 

Queste voci vengono raccolte attraverso immersioni e tecniche etnografiche. Raccogliere le voci degli stakeholders significare infatti ascoltare anche quello che non viene detto, sentire l’esperienza dal vivo. 

Il design thinking e’ un lavoro di team: legali, design/system thinkers, concept designer e grafici che lavorano a stretto contatto con il legale, il marketing, IT e  i vertici organizzativi. 

Il ruolo dell’avvocato non è quindi del tutto scontato. Immaginiamo, per esempio, di ricevere quel messaggio che alcuni di noi hanno aspettato con impazienza negli ultimi tempi: quello con cui viene comunicato che sono decorsi i giorni previsti dalla legge da trascorrere in auto-isolamento fiduciario. Invece di menzionare regi decreti (vai a spiegare ai millennials che sono ancora in vigore leggi emanate un centinaio di anni fa) e oscure sigle come s.m.i. (successive modifiche e integrazioni), potrebbe valere la pena di inserire un pupazzetto che spezza delle catene. Ma quel messaggio in realtà è un provvedimento amministrativo con cui viene comunicata l’autorizzazione a uscire. E, in quanto tale, è impugnabile davanti ai competenti tribunali amministrativi. La questione interessante diventa quindi quella di comprendere come impugnare il disegnino di un pupazzo.

Se volessimo definire il Legal Design, con estrema sintesi, potremmo dire che si tratta di una diversa forma di interazione tra i legali e i propri clienti (o altre funzioni aziendali nel caso di figure legali interne) e, a sua volta, dei propri clienti con i loro stakeholder; si tratta di una comunicazione incentrata sull’individuo.

Il primo mindset da cambiare, però, è quello di noi avvocati: molto spesso sono gli stessi legali quelli più riluttanti al cambiamento del sistema, i veri ostacoli da superare affinché possa concretizzarsi un impatto efficace sul piano dell’innovazione legale.

Noi legali operiamo secondo uno schema risk-adverse, con la conseguenza che tendiamo a dire molto più del necessario per sentirci più sicuri nel garantire la massima protezione possibile al cliente. Varrebbe la pena domandarsi, per esempio, se sia davvero necessario infarcire i contratti di clausole superflue, poiché regolano questioni già disciplinate in modo chiaro.

(cfr. per es. Design thinking  and visual Advocacy, David J.F. Gross, Design Lab powered by faegre  drinker)

Le società oggi desiderano essere sia più vicina al cliente che più allineata a valori umani di tutti gli stakeholder, primi tra tutti i dipendenti. Le società sono consce di trarre vantaggio da ciò: sono esse stesse a perseguire la duplice finalità di  rendere un servizio o prodotto finale coerente con il proprio posizionamento sul mercato e contemporaneamente compliant con la normativa. Questo consente  di trasferire, già a partire dalla prima comunicazione commerciale e fino alla stretta di mano, fisica o virtuale, con il cliente per la conclusione dell’affare tutti i valori del brand e la mission aziendale. In questo modo, si fissano i principi della relazione, specie  tralasciando quello che non serve e limitandosi a quanto strettamente necessario per le basi della relazione stessa.

Per finire, si consideri che questa architettura è destinata a mutare nel tempo, aggiornandosi continuamente per tenersi al passo con le trasformazioni tecnologiche e con l’implementazione di nuovi obiettivi e strategie da parte della società.

Queste considerazioni non sono dettate solo dallo studio della materia, ma anche dalla sperimentazione sul campo per mezzo di alcuni progetti a favore di imprese dedite all’innovazione socialmente sostenibile all’interno di WDesign, la start-up interamente dedicata al Legal Design, coordinata da Alessandra Marazzi, esperta di relational system thinking, Luca Parmigiani, concept designer e Francesca Sutti, partner dello Studio Wlex.

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