Gli effetti della crisi sulle imprese si sono visti, eccome. Molte aziende hanno avviato ristrutturazioni e alcune hanno escogitato il modo per tagliare i costi. Anche quello degli advisor esterni è un costo significativo per le aziende, tanto che alcuni dipartimenti affari legali hanno deciso di razionalizzare i costi e riscrivere le modalità di relazione con gli studi legali esterni.
È il caso delle acciaierie Lucchini. A capo dell'ufficio legale delle acciaierie c'è l'avvocato russo Ernest Sultanov (in foto). Appena insediatosi, nel 2010, l'avvocato si è trovato di fronte ad un'organizzazione del dipartimento poco gestibile, «Il nostro Ufficio Legale conferiva centinaia di incarichi a decine di legali esterni- precisa Sultanov-. Le mie giornate erano spesso caratterizzate dalla necessità di tamponare le emergenze che si presentavano, della più svariata natura. Una volta risolti nell’immediato i problemi urgenti, mi restava solo il tempo per mettere ordine nei documenti, scambiare qualche email con i consulenti e autorizzare il pagamento delle fatture, spesso nell’impossibilità di compiere verifiche approfondite sull’attività svolta».
A quel punto l'avvocato ha deciso di intervenire e puntare ad una nuova organizzazione del dipartimento legale focalizzata sulla riduzione dei costi e sulla ridistribuzione interna. Per raggiungere tali obiettivi Sultanov si è avvalso dello studio legale Dandria, per la riorganizzazione del dipartimento e implementazione delle best practices, con il supporto anche di Eversheds Consulting.
Il primo passo è stato quello di organizzare una due diligence interna, facendo il quadro più dettagliato possibile del 2010. «In questo modo spiega Sultanov- abbiamo potuto individuare chi faceva consulenza, le pratiche pendenti (alcune semmai dormienti da anni), la spesa effettiva per ciascuna pratica».
Hanno stilato una lista di preferred advisors, suddivisi per materia e ubicazione, introducendo poi due nuove metodologie di selezione, «da un lato, abbiamo sviluppato le condizioni generali di fornitura dei servizi di consulenza legale, che abbiamo chiamato “Terms & Conditions”; dall’altro, abbiamo adottato una piattaforma informatica per la gestione elettronica di tutte le pratiche dell’Ufficio Legale.“Terms & Conditions” non son altro che le condizioni e gli standard minimi di fornitura e fatturazione», spiega Sultanov.
Tutti gli studi legali, quindi che lavoreranno per l'acciaieria dovranno sottoscrivere e osservare le “Terms & Conditions”. «Altrimenti- afferma il direttore affari legali- c’è sempre il rischio per il consulente legale di non superare l’assesment test – sistema di valutazione adottato anche dal nostro Ufficio Legale».
Tra le condizioni più rilevanti, poste da Lucchini, c'è quella che il legale, che ha ottenuto l'incarico, concordi con l'azienda gli emolumenti richiesti, e non addebiti le spese forfetarie. «Si pensi- spiega Sultanov- che solitamente queste ultime corrispondono a un aggravio aggiuntivo che va dal 10% fino al 12,5%. Una volta ottenuto l’incarico, il legale deve registrarsi sulla piattaforma informatica e seguire le procedure di utilizzo, inclusa l’immissione dei budget e la creazione e l’aggiornamento dell’archivio elettronico». Inizialmente gli advisor legali, che di norma lavoravano con Lucchini, non hanno mostrato molto entusiasmo, ma poi, alcuni di questi si sono ricreduti.
«Oggi posso dire che gli avvocati che lavorano con noi sono tutti in grado di rispettare le nostre condizioni, che evidentemente sono ritenute più che ragionevoli». Dice Sultanov, che conclude: «In circa otto mesi di implementazione e di utilizzo del progetto, il risparmio calcolato sulla spesa ordinaria è stato almeno di 1/3 rispetto agli anni precedenti».
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3D Legal - Dandria Lucchini, Eversheds Consulting