L’ufficio legale del futuro

L’ufficio legale sta cambiando. Le spinte sono molteplici: l’intelligenza artificiale, il lavoro agile, la maggiore attenzione a nuovi ambienti in grado di incidere sull’efficienza e l’efficacia dell’organizzazione. La sede diventa per gli studi una scelta strategica, come ha sottolineato un articolo di TopLegal Review (n.3 aprile/maggio). Ma non solo. L’ufficio del futuro non si esaurisce semplicemente in un cambiamento fisico degli spazi, in ottica di una maggiore fruibilità e di un ambiente che faciliti il confronto e la contaminazione. Le nuove esigenze, non solo degli studi ma anche della clientela, cambiano anche le modalità di offerta dei servizi. 

Al tema è dedicata la tavola rotonda “The law office of the future” che si è svolta lunedì 8 durante la Conferenza annuale Iba nella quale Tommaso Faelli (in foto), partner di BonelliErede, ha portato davanti alla platea internazionale di colleghi e aziende, l’esperienza concreta di beLab, fornendo i primi numeri e bilanci dell’iniziativa presentata circa un anno fa ma di fatto operativa da ormai due anni. «Nel contenzioso seriale — ha spiegato Faelli a TopLegal — abbiamo avuto un risparmio del 40% a livello di tempo rispetto a una gestione in modalità tradizionale».

Le pratiche di contenzioso che vengono gestite da beLab riguardano vicende che generano un numero elevato di contenziosi ma che si possono ridurre a un numero limitato di possibilità. Tutto questo è stato informatizzato e integrato in un software per la gestione. «Questo ci permette di occuparci di centinaia, o migliaia, di posizioni con costi compatibili con queste cause», dice Faelli. «L’applicazione della tecnologia e del software — aggiunge — si è rivelata utile anche per attività di corporate transaction. In un anno abbiamo completato 55 due diligence con un costo interno diminuito del 30%. Un valore che nella sostanza restituiamo al mercato applicando un prezzo per queste attività maggiormente competitivo, il che ci permette di fare operazioni anche di taglia inferiore».  

In beLab un team specializzato si occupa solo di due diligence segnando un cambio di passaggio concettuale nel modello di gestione: dall’impiego part time di avvocati dei vari dipartimenti a un team specializzato, perché esclusivamente dedicato e formato in tutte le materie rilevanti. Il team si avvale di software per la raccolta, gestione e comunicazione di informazioni tra le varie aree che conducono la due diligence. «L’accuratezza — afferma Faelli — è stata garantita da una fase di test in cui le prime due diligence venivano fatte sostanzialmente due volte. Oggi c’è sempre un controllo finale da parte dei soci di BonelliErede sul risultato ma richiede molto meno tempo di prima perché la qualità dei report, anche dal punto di vista della presentazione delle informazioni, è aumentata». 

Lo “studio del futuro” richiede, infatti, di dare risposte alle nuove esigenze della domanda, tra le quali la necessità di gestire attività ad alto costo ma che il mercato è disposto a pagare come commodity. Ci sono servizi legali, come è il caso della due diligence, che anche negli studi strutturati non portano grandi margini ma hanno costi elevati. Sono spesso attività trasversali a diverse practice ma molto labour intensive, perché richiedono molte ore di lavoro. All’estero da tempo i grandi studi hanno iniziato a delocalizzare in sedi low cost, anche attraverso la figura del paralegal, per abbattere i costi. In Italia si sono iniziate a registrare le prime risposte al fenomeno. Un esempio è anche il caso dell’inglese Linklaters che, sotto la guida del managing partner Andrea Arosio, ha aperto una sede a Lecce dove sviluppare un hub specializzato sulle due diligence, come approfondito nella rubrica Le mosse del mercato del numero di dicembre/gennaio 2018 di TopLegal Review (“La risposta italiana alla due diligence low cost”).

La tecnologia permette non solo nuovi modelli e metodologie di lavoro, all’insegna di una maggiore efficienza, ma anche un’evoluzione dei servizi offerti. Faelli ha portato di fronte alla platea internazionale (interessata — sottolinea — a numeri, casi concreti, poco marketing e slogan e più esperienza progettuale) anche l’esperienza del software di compliance management introdotto in beLab sullo schema tipico degli operatori tecnologici. «È stato sviluppato — spiega Faelli — da una software house che si è avvalsa anche del know how di BonelliErede. Viene dato in licenza ai clienti, i quali possono scegliere di ricevere anche i servizi professionali di BonelliErede per la strutturazione della governace della compliance e per la customizzazione del software».