Registro titolare effettivo: focus sui nuovi adempimenti

Il principale impatto derivante dall’istituzione del Registro dei titolari effettivi sarà l'obbligo per le imprese dotate di personalità giuridica, i trust e gli istituti giuridici affini di comunicare le informazioni sulla propria titolarità effettiva al Registro delle imprese. La rilevanza rivestita dalla comunicazione e le connesse responsabilità comportano l’esigenza, ormai improrogabile, che ogni entità disponga di informazioni certe e affidabili in merito alla propria titolarità effettiva. Tali informazioni, che saranno raccolte dal Registro con finalità di pubblicità verso autorità e anche terzi, devono essere acquisite da parte degli amministratori della società che, in caso di dubbi, sono tenuti a rivolgere un’espressa richiesta ai soci.

Il tema è stato oggetto di un recente webinar, organizzato da Kpmg con TopLegal, che ha visto la partecipazione di Alessandro Colella ed Alessandro Guerra, rispettivamente associate partner e manager di Kpmg (studio associato consulenza legale e tributaria) e Andrea Ferrario, partner di Kpmg (Fides servizi di amministrazione). I relatori, in particolare, hanno fornito un focus sui nuovi adempimenti e sulle complessità relative all’identificazione del titolare effettivo e discusso sulle novità e sulle conseguenti azioni da intraprendere.

Le strutture partecipative complesse necessitano il più delle volte dell’assistenza esterna per individuare il titolare effettivo, soprattutto nei casi in cui una società è controllata da una holding o appartenente a un gruppo con una catena partecipativa particolarmente complessa. Nei casi di applicazione del criterio "residuale" della rappresentanza legale, amministrazione o direzione, i titolari effettivi vanno individuati nella controllante o nella controllata? Il tema è ancora aperto. Il titolare effettivo è per definizione una persona fisica e il decreto legislativo 231/2007 (Decreto Aml), che costituisce la cornice normativa, detta i criteri per consentire alle imprese di individuare chi sia al proprio interno il titolare effettivo.

Il 23 dicembre 2019, il dipartimento del Tesoro ha posto in consultazione una bozza di decreto attuativo delle disposizioni in tema di Registro della titolarità effettiva. Il processo di consultazione si è concluso il 22 febbraio 2020 e il 14 gennaio 2021 è giunto il parere favorevole del Garante per la protezione dei dati personali sulla bozza di decreto attuativo. Occorre peraltro registrare, da ultimo, il parere reso dal Consiglio di Stato sulla bozza di decreto, nel quale viene sollevato più di un dubbio rimesso al chiarimento del Mef.

Il testo attualmente disponibile prevede disposizioni in materia di comunicazione, accesso e consultazione dei dati e delle informazioni relative alla titolarità effettiva di imprese dotate di personalità giuridica, di persone giuridiche private, di trust produttivi e di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali e istituti giuridici affini al trust. Nella bozza è previsto che i dati e le informazioni sulla titolarità effettiva siano resi mediante dichiarazione sostitutiva e che chiunque rilasci dichiarazioni mendaci o fornisca atti falsi sia punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia. Le informazioni sulla titolarità effettiva, inoltre, saranno accessibili al pubblico, dietro pagamento dei diritti di segreteria, e comprenderanno il nome, il cognome, il mese e l'anno di nascita, il Paese di residenza e la cittadinanza del titolare effettivo, oltre alle condizioni da cui deriva lo status di titolare effettivo (ai sensi dell’art. 20 del Decreto Aml).

«Le informazioni sulla titolarità effettiva sono già oggetto di obbligo di comunicazione ai soggetti obbligati, per l'assolvimento degli obblighi di adeguata verifica, e ogni entità deve disporre di informazioni certe in merito alla propria titolarità effettiva» ha spiegato Colella. La raccolta di informazioni interna ai grandi gruppi, tuttavia, può diventare insidiosa nei casi di imprese controllate da gruppi o azionisti esteri. «Abbiamo riscontrato difficoltà ad adeguarsi alla normativa da parte degli amministratori di controllate italiane di gruppi stranieri, che fanno fatica ad ottenere queste informazioni» ha raccontato Guerra.

«Le ricostruzioni che vengono compiute per risalire al titolare effettivo devono basarsi su documentazione e informazioni aggiornate, certe ed affidabili. Deve trattarsi, in altri termini, di documentazione idonea a dare certezza al valore dell'informazione: gli amministratori non potranno accontentarsi di ricevere dalla controllante una semplice mail esplicativa, ma occorrerà che le informazioni raccolte siano supportate da evidenze documentali, quali, a titolo esemplificativo, visure camerali o bilanci» ha proseguito.

«Spesso veniamo ingaggiati per illustrare a soggetti esteri le normative italiane sull’antiriciclaggio. Nonostante le norme abbiano una matrice eurounitaria, notiamo che all’estero sia riscontrabile ancora una minore maturità su questi temi e si eccepiscano non di rado motivi di privacy e riservatezza, che rallentano o impediscono il reperimento delle informazioni da parte dei soggetti italiani» ha aggiunto Colella.