Toffoletto: «Se segui il cambiamento non ti estingui»

«Un’efficiente organizzazione interna, basata su procedure scritte e consolidate che organizzano e uniformano il flusso produttivo a qualsiasi livello, e che permette alle quattro sedi di Milano, Roma, Napoli e Bergamo di lavorare seguendo i medesimi processi e con gli stessi standard. Il valore del brand è dato da: conoscenza, organizzazione ed efficienza, prodotti, immagine e posizionamento sul mercato». È con queste parole che Franco Toffoletto (in foto), managing partner di Toffoletto De Luca Tamajo, descrive a TopLegal i driver su cui ha deciso di gettare le fondamenta del suo studio, i cui utili – secondo quanto anticipato a TopLegal - nel corso del 2015 sono aumentati del 9%.

«Non vendiamo yogurt. Vendere servizi legali vuol dire vendere know how, vale a dire conoscenza giuridica», prosegue, raccontando le innovazioni apportate all’insegna specializzata in diritto del lavoro ereditata dal padre e nata nel 1925, trasformata da una boutique artigianale a organizzazione complessa. «È ormai fondamentale che il concetto di “innovazione” sia applicato a tutti gli aspetti di un’organizzazione. Uno studio legale è anch’esso un’organizzazione complessa che, per garantire un’assistenza eccellente ai propri clienti, oltre alla competenza deve implementare una struttura gestionale perfettamente organizzata, un’architettura tecnologica sempre aggiornata e una formazione ed un processo valutativo delle risorse costanti», sottolinea Toffoletto.

In tema di innovazione dell'organizzazione, l’ultima novità introdotta in casa Toffoletto De Luca Tamajo è il dipartimento Research & Development, costituito poche settimane fa nella sede di Napoli per custodire il sapere dello studio, rendendolo fruibile e divulgabile, sia internamente sia in forma di servizi aggiunti per i clienti. «La costituzione del dipartimento R&D - spiega Toffoletto - è un passo fondamentale per garantire ai clienti la qualità del servizio a 360 gradi. Abbiamo iniziato a lavorare al progetto cinque anni fa e nei prossimi tre anni contiamo di investire altri 300mila euro in ricerca e sviluppo perché un’organizzazione che non si innova e non cambia è un’organizzazione destinata a fallire».

La nuova struttura, che si compone di cinque professionisti, riunisce tutte le funzioni relative alla gestione della conoscenza e allo sviluppo di nuovi prodotti, anche digitali. Il dipartimento R&D, coadiuvato da un comitato scientifico composto dai partner Raffaele De Luca Tamajo, Franco Toffoletto, Maria Teresa Salimbeni, Vincenzo Luciani e Aldo Bottini, accorpa le funzioni di direzione e sviluppo del sistema di knowledge management, i programmi di formazione interna, lo sviluppo e l’aggiornamento della App dello studio e degli altri prodotti digitali come gli eBooks e The Law Maps, il coordinamento di eventi e web seminars.

Un passo organizzativo molto importante, che si inserisce nel percorso di revisione di tutta l’organizzazione interna al fine di rendere la struttura sempre più efficiente. Un passo che, come anticipa Toffoletto, non sarà neanche l’ultimo: «L’ultima iniziativa riguarderà l’organizzazione di tutti i dipendenti. Per una buona governance bisogna avere gente che condivida la visione (vision) e i details: la nostra visione è la cultura del cambiamento, indispensabile perché la macchina produca. Quello che, invece, spesso blocca gli studi è la poca propensione al cambiamento»​.

Innovare i prodotti, seguendo e anticipando le esigenze dei clienti, è «ciò su cui rifletto da sempre», continua Toffoletto. E, in effetti, ripercorrendo il track record progettuale dell'insegna, di progetti innovativi se ne trovano già a partire dal 1995, quando lo studio è stato tra gli ideatori EasyLex, il software gestionale diventato prodotto diffuso del mercato e adottato da molti altri studi legali. Il software ancora oggi fa scuola e costituisce l’architettura portante di un sistema di gestione della conoscenza che permette di condividere l'esperienza tra tutti i propri avvocati. Dagli anni 2000 è stato poi sviluppato un complesso sistema di knowledge management, che integrato completamente con EasyLex permette la creazione automatica dei documenti dal sistema utilizzando i dati del database di EasyLex.

A partire dal 2012 lo studio ha cominciato a sviluppare un nuovo sistema di gestione informatica per ottenere una riduzione dei costi di manutenzione ed una maggiore efficienza. iLex - che come rivela Toffoletto «è in gran parte dovuto anche al lavoro e alle intuizioni di un associate dello studio» - include tutte le funzioni svolte dai professionisti utilizzando soltanto un browser internet: agenda, to-do-list, timesheet, document management, document creation, contabilità industriale, pricing e staffing.

Grazie all’inclusione delle funzioni di knowledge management, ogni professionista ha a disposizione le informazioni e gli strumenti necessari per svolgere quel singolo task: i template, i precedenti dello studio, dottrina, giurisprudenza, rassegna stampa in automatico. Mentre la contabilità utilizza Sap.
  
L’innovazione dello studio si è anche declinata nei termini dell’attenzione all’internazionalizzazione. Nel 2001 - quando in pochi nel mercato legale italiano si ponevano il problema di valicare i confini italici (a maggior ragione se focalizzati su un mercato specialistico e a forte connotazione nazionale come quello lavoristico) - lo studio è stato tra i fondatori di Ius Laboris, la più grande alleanza mondiale di studi giuslavoristi con 1.300 professionisti e una presenza in 46 Paesi e oltre 150 città nel mondo.

«La rotta è sempre stata chiara per tutti - conclude Toffoletto - Quando inizi a pensare alle cose capisci che le cose si possono cambiare. Se non hai paura del cambiamento non ti estingui».