Un ufficio giovane, nato nel 2015 per velocizzare i processi decisionali e rendere i clienti interni ed esterni sempre più competitivi. Puntando su tre principali aree di attività: gli appalti; i contratti con i clienti esterni e la gestione degli alberghi. È stato strutturato così il reparto legale di Enpam Real Estate - società controllata della Fondazione Enpam (Ente nazionale previdenza e assistenza medici) – che si suddivide in due macro-uffici: l’Ufficio legale e l’Ufficio Appalti e Contratti. A parlarne a TopLegal il responsabile di quest'ultimo Giuseppe Maggi (in foto). Un ufficio che si occupa di diversi dossier, dagli appalti alla gestione di immobili per conto di clienti terzi.
Con un patrimonio immobiliare di oltre quattro miliardi di euro e una parte del fatturato dedicata ai servizi esterni, Enpam Re è una macchina complessa sottoposta a un incrocio di normative: da quella pubblicistica per quanto riguarda gli appalti a quella privatistica, passando dalla normativa delineata da Banca d’Italia per le società di gestione del risparmio. Una veste multiforme in cui l'Ufficio Appalti e Contratti ha un ruolo fondamentale per assicurare la piena conformità alla legge e per sburocratizzare i processi ogniqualvolta la normativa lo consente.
Il primo passo - come raccontato da Maggi - è stato costruire una squadra altamente qualificata, che oggi è composta da sei professionisti con specializzazione giuridica, con un tasso di affidamento con gara del 96 per cento.
Quali sono le sfide quotidiane nella gestione di un patrimonio immobiliare così esteso?
L’Ufficio Appalti e Contratti di Enpam Real Estate è principalmente impegnato nella gestione di tutti gli affidamenti connessi alla gestione del patrimonio immobiliare di proprietà della Fondazione Enpam. Poiché l’azienda è sottoposta a in house providing, siamo assoggettati al codice dei contratti pubblici. In tale contesto, curiamo la totalità degli aspetti legali: la fase prodromica alla gara, l’indizione della procedura e l’esecuzione del relativo contratto, come anche l’eventuale fase patologica del contenzioso che affidiamo ad avvocati esterni. Le attività in questo campo prevedono opere di manutenzione del patrimonio e opere di valorizzazione, come la riqualificazione di intere aree e investimenti di miglioramento immobiliare.
Un’altra fetta di lavoro ci arriva da clienti terzi. Si tratta di società di gestione del risparmio (Sgr) e fondi che decidono di affidare a Enpam Real Estate la gestione degli immobili di loro proprietà. Per esempio, gestiamo il Fondo Ippocrate per conto di Dea Capital Real Estate Sgr. In questo caso, il nostro intervento assicura tra l’altro il rispetto della legge cui è assoggettata la Sgr, ovvero la normativa delineata da Banca d’Italia. Infine, ci siamo recentemente aperti al settore alberghiero, gestendo direttamente strutture anche non di proprietà della Fondazione Enpam.
C’è qualche attività legale che dovete esternalizzare?
Grazie all’allargamento del team con figure spiccatamente legali, siamo riusciti quasi ad azzerare gli incarichi esterni in materia di appalti, con un notevole risparmio di costi. Sulla medesima scia del minor aggravio, abbiamo indetto nel 2018 una gara per l’affidamento dei servizi legali. La procedura è stata vinta da Pavia e Ansaldo, cui esternalizziamo tutti i servizi legali di consulenza che non riusciamo a evadere internamente. In qualità di Rup di questi servizi mi assicuro che sia coperto tutto il fabbisogno, evitando il frazionamento degli incarichi che inevitabilmente farebbe lievitare i costi. La scelta è ricaduta su uno studio legale con tutti i dipartimenti di nostro interesse, ma comunque non vige un rapporto di esclusiva.
Quali vantaggi porta un accordo di questa natura?
Due sono i principali benefici di un accordo continuativo: da una parte vi è il risparmio economico, dal momento che la gara è stata aggiudicata con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, dall’altra la maggiore speditezza d’azione. Un accordo di questo tipo elimina infatti il lungo iter burocratico che la normativa pubblicistica richiederebbe per l’affidamento di singoli servizi e consente di far partire direttamente e celermente gli ordini di lavoro.
Come è stata affrontata a livello legale la questione dell’inquadramento dell’ente in più discipline?
Lavorare in un ente sottoposto a più discipline significa operare in una struttura legale dove all’interno c’è molta dinamicità, non dovendo operare in una sola materia del diritto. Tutti gli aspetti legali del precontenzioso sono gestiti internamente e quindi diverse materie del diritto devono essere affrontate quotidianamente, proprio come in uno studio legale. In primis, dunque, occorre una competenza giuridica specifica. A mio parere, la conoscenza approfondita della materia pubblicistica e immobiliare consente di affrontare le altre discipline con più agilità. Il lavoro ha avuto dei risultati concreti: nel biennio 2018-2019 abbiamo gestito circa 80 gare d’appalto e abbiamo subito un solo contenzioso. Al di fuori di questo dato, abbiamo altresì consolidato il processo di compliance dell’azienda al codice dei contratti pubblici e alle prassi Anac: oggi registriamo un tasso di affidamento con gara del 96%.
Nel settembre 2019 avete siglato un accordo con la startup co-living DoveVivo, che per 12 anni si occuperà della gestione di oltre 600 mq di asset immobiliari di proprietà di Enpam. Quali sfide legali sono state affrontate per siglare l’accordo?
Il patrimonio immobiliare di Enpam ci consente di sviluppare progetti innovativi con soggetti di mercato nuovi ma già competitivi. Perciò Enpam Real Estate guarda a tutte le offerte del mercato immobiliare: abbiamo sposato la causa di DoveVivo, ma stiamo molto attenti anche ad altri progetti quali quelli di housing sociale. Vogliamo essere precursori delle novità in materia immobiliare, con un occhio sempre rivolto alla sostenibilità ambientale. In particolare, in qualità di ente sensibile a queste tematiche, valutiamo sempre con accuratezza l’impatto sull’ambiente dei nostri immobili, cercando di renderli sempre meno inquinanti, bonificando ad esempio i siti contaminati dall’amianto. In taluni progetti molto innovativi capita di affidare la cura della contrattualistica immobiliare allo studio esterno. In questo senso un punto di riferimento è Fiorenza Resta, partner di Pavia e Ansaldo.
Quali sono gli obiettivi per il futuro?
Ogni giorno affrontiamo tematiche molto sensibili a livello nazionale. L’obiettivo della mia squadra è continuare a “far dormire sonni tranquilli” al management e ai nostri clienti nonostante le difficoltà insite nelle questioni che trattiamo. Occorre rivestire sempre un ruolo di garanzia, cercando di ottimizzare i risultati e contenere la spesa. Un altro aspetto da curare è l’efficienza e la rapidità di tutti i processi di approvvigionamento. Enpam Real Estate sconta la difficoltà di agire nella normativa pubblicistica, che rappresenta un possibile rallentamento. Nonostante questa doppia anima aziendale, pubblica e privata, cerchiamo quindi di velocizzare le nostre attività per presentarci sul mercato a pari livello rispetto ai nostri competitor privati.
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